공무원의 인사관리 - 인사기록

국가공무원법 제19조(인사기록), 제19조의2(인사기록의 전자화)

 

지난 포스팅까지는 공무원의 종류, 계급 등 총론의 개념이였다면, 지금부터는 행정 각 분야 각론이라고 생각하면 쉽다.

 

그 중 인사 분야이다. 사실 국가공무원법 아래 모든 법률과 조문이 결국은 전부 인사관리업무이다. 내가 만약 조달청에서 조달업무를 보고 있다면 「조달사업에 관한 법률」에 근거하여 업무를 한다. 또한, ○○시청 회계과에서 계약업무를 보고 있다고 한다면, 나의 업무는 국가공무원법에 기초하여 근무하는 것이 아니라 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」 줄여서 '지방계약법'에 근거하여 업무를 하게 된다. 이렇듯 국가공무원법은 국가공무원이 할 업무의 모든 것을 규정하는 법이 아니라 '공무원'이라면 누구나 다 따라야 할 공통적인 부분에 대해서만 최소한의 지침을 마련한 보충적 성격의 법률이다. 전국의 공무원이 모두 공통적으로 적용될 사안은 사실상 인사와 보수뿐이다.(하지만 인사혁신처에서 발간한 공무원 인사실무에 따르면, 보수도 인사업무이다.)

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국가공무원법
제19조(인사기록)
① 국가기관의 장은 그 소속 공무원의 인사기록을 작성ㆍ유지ㆍ보관하여야 한다.
② 제1항의 인사기록에 관한 사항은 대통령령등으로 정한다.

제19조의2(인사관리의 전자화) 
① 국회사무총장, 법원행정처장, 헌법재판소사무처장, 중앙선거관리위원회사무총장 및 인사혁신처장은 공무원의 인사관리를 과학화하기 위하여 공무원의 인사기록을 데이터베이스화하여 관리하고 인사 업무를 전자적으로 처리할 수 있는 시스템을 구축하여 운영할 수 있다.
② 제1항에 따른 시스템의 구축ㆍ운영 등에 필요한 사항은 대통령령등으로 정한다

 

각 기관은 그 기관에 소속된 공무원의 인사기록을 보관해야만 한다. 그리고 행정효율을 위해 이를 전자화하여 시스템을 구축하고 운영, 관리하고 있다. 이를 [전자인사관리시스템]이라고 하며 'e-사람'이라 부른다. 이마저도 그냥 '시스템 외주 만들어서 편리하게 운영하자.'는 가벼운 개념이 아니다. 시스템의 구축·운영에 필요한 사항은 무려 '대통령령'으로 규정하고 있다. 이에 행정안전부 소속 공무원들은 「디지털인사관리규정」에 따라 무엇을 전자화하고, 어떤 정보들을 여기에서 어떻게 처리할지 규정하고 있다. 왜 이렇게까지 하는가? 인사기록의 내용을 살펴보면 알겠지만, 너무 민감한 개인정보를 포함하고 있기 때문에 이에 대한 권한을 명확히 규정하고, 그 외 정보에 대한 접근을 제한하여 공무원의 개인정보를 보호하면서 행정의 효율을 극대화하기 위함이다.

디지털인사관리규정
제13조(접근권한 관리) 
① 인사혁신처장 및 각 행정기관의 장은 전자인사관리시스템에 접속하여 인사데이터를 열람ㆍ처리할 수 있는 권한(이하 “접근권한”이라 한다)을 부여하거나 변경ㆍ폐지하는 업무를 수행하는 공무원(이하 “권한관리자”라 한다)을 지정해야 한다.
② 권한관리자가 업무담당자에게 접근권한을 부여할 때에는 업무담당자의 직무를 고려하여 열람ㆍ처리할 수 있는 인사데이터의 범위를 정해야 한다.
③ 권한관리자는 업무담당자의 직무 변경, 전보, 파견, 휴직, 직위해제, 정직, 퇴직 등으로 인하여 업무담당자가 해당 직무를 수행하지 않는 경우에는 지체 없이 접근권한을 변경하거나 폐지해야 한다.

제14조(민감정보 및 고유식별정보의 처리)
인사혁신처장 또는 각 행정기관의 장은 표준인사관리시스템, 기관인사관리시스템, 중앙인사정책지원시스템 또는 전자인사관리시스템의 구축 및 운영에 관한 사무를 수행하기 위하여 불가피한 경우 「개인정보 보호법」 제23조에 따른 건강에 관한 정보, 같은 법 시행령 제18조제2호에 따른 범죄경력자료에 해당하는 정보, 같은 영 제19조제1호, 제3호 또는 제4호에 따른 주민등록번호, 운전면허의 면허번호 또는 외국인등록번호가 포함된 자료를 처리할 수 있다.

 

흔히 "e-사람" 서무 권한을 가지고 있는 사람이 위 법에서 말하는 '업무담당자', 이런 권한을 부여하거나 변경할 수 있는 마스터 권한을 가지고 있는 사람을 '권한관리자'라고 한다. 서무가 자기소속 공무원들의 생년월일이나 집주소 뿐만 아니라 연,병가 상황이나 근태와 관련해서 그 본인이 열람할 수 있는 것은 서무라서, 행정 편의를 위해서가 아니라 위와 같이 법률로 볼 수 있게 규정하고 있기 때문이다. "e-사람" 시스템은 아주 철저하게 법률에 있는 내용만을 규정하고 권한을 부여하고 있다. 서무가 볼 수 있는 자료는 적어도 어디선가 법률로 볼 수 있게 규정되어있다. 우리가 모를 뿐.

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개인별 인사기록

다시 돌아와 인사기록을 살펴보자. 제19조에 따라 인사기록을 보관하지만, 그 인사기록이 무엇인지는 제2항에 따라 대통령령으로 규정하고 있다. 행정직 공무원의 경우에는 「공무원 인사기록·통계 및 인사사무 처리 규정」에 따라 그 기록을 관리하게 하고 있다.

 

인사기록은 개인별 인사기록과 인사관리 서류로 구분한다. 전자는 개인, 후자는 소속공무원 전체를 관리하는 서류라 생각하면 편하다. 내 개인성과는 개인의 인사기록이지만, 승진후보자 명부는 소속공무원 전체를 대상으로 하는 서류이다. 

공무원 인사기록·통계 및 인사사무 처리 규정
제4조(개인별 인사기록) ① 개인별 인사기록의 종류는 다음 각 호와 같다.
1. 인사 및 성과 기록
2. 선서문
3. 임용 결격사유를 확인할 수 있는 서류
4. 신원조사회보서(「보안업무규정」 제36조에 따라 신원조사를 받은 경우만 해당한다)
5. 병적증명서 또는 주민등록표 초본
6. 최종학력증명서 또는 학력증명서 사본(소속 장관이 원본대조ㆍ확인한 것만 해당한다. 이하 같다)
7. 면허 또는 자격을 증명하는 서류
8. 경력증명서
9. 공무원 전력조회회보서
10. 가족관계등록부의 기본증명서
11. 임용후보자 등록원서
12. 「공무원 채용 신체검사 규정」에 따른 채용 신체검사서
13. …
14. …

② 임용권자, 임용제청권자 또는 시험실시기관의 장은 필요할 때에는 병역, 장애 및 보훈에 관한 정보의 검증ㆍ확인을 위하여 병무관서 등 해당 중앙행정기관 및 그 소속 기관으로부터 관련 정보를 제공받을 수 있다.

 

국가공무원은 이에 따라 인사기록을 하고 있으며, 여기에 근거하여 인사기록카드가 만들어진다. 특히 병역과 관련해서는 내 동의 없이 국방부(병무청)에 자료를 요청할 수 있다. 내 주민번호나 주소, 본적에 관한 정보는 위의 병적증명서 또는 기본증명서를 통해 취득할 수 있고, 학력도 최종학력증명서를 통해 제공해야 한다. 공무원 사회가 학연은 몰라도 학력은 중요하지 않다고는 하지만 우선 학력을 기록하고는 있다. 공무원시험에 합격하여 최종 서류를 낼 때 최종학력증명서를 내는 이유도 여기에 있으며 그래서 최종학력증명서를 주민센터에서 발급한다.

 

선서문이 도대체 왜 인사기록인지 이해가 안될 것이다. 다른 이유가 있는 것은 아니고 선서문 2부를 서명하여 하나는 기록에 하나는 본인이 소지하게 하고 있다. 국민의 봉사자로 일하겠다는 선서인데, 시대의 흐름에 맞게 바뀔 필요가 있지 않나 싶다. 실제 본인이 소지하고 있는 공무원이 과연 존재는 할까 싶다. 인사기록카드에는 당연히 보관하겠지마는...

공무원 인사기록·통계 및 인사사무 처리 규정
제12조(선서문)  ① 임용권자나 임용제청권자는 선서한 공무원으로 하여금 별표 1의 선서문 2부에 각각 서명날인하게 하여 1부는 제4조에 따른 개인별 인사기록으로 분류하여 보관하고, 1부는 본인이 소지하게 하여야 한다.

 

경력증명서는 다른 것보다도 호봉획정에 중요하기 때문이다. 공무원 경력을 인정해주는 경력이 있다면 이를 일단위까지 맞추어 호봉을 획정해준다. 일반 사병도 특정직공무원이므로 공무원 경력을 인정해주지만 이는 병적증명서로 증빙하기 때문에 경력증명서가 따로 필요없다. 

 

신원조사회보서, 어렵게 써놨지만 결국 사찰보고서이다. 공무원이 되려면 사찰을 받아야 하는가? 당연히 일반공무원에게 해당하는 이야기가 아니다. 국가의 기밀, 존립에 관련된 업무를 보는 사람들의 경우 그 결정에 따라 정말 국가 전체가 흔들릴 수 있고, 특히 분단국가의 현실 아래 신원이 불확실한(즉, 북한 등 적대세력의 스파이) 사람을 주요직에 앉힐 수 없기 때문에 이 부분에 한해서는 국가가 신원조사를 허용하고 있다. 가장 대표적인 자리가 '고위공무원단'이다. 위 신원조사회보는 국가정보원이 하고 있으며 고위공무원단 임용 예정자는 반드시 국가정보원의 신원조사를 받는다. 

보안업무규정
제36조(신원조사)
① 국가정보원장은 제3조제2호에 해당하는 사람의 충성심ㆍ신뢰성 등을 확인하기 위하여 신원조사를 한다.
③ 관계 기관의 장은 다음 각 호에 해당하는 사람에 대하여 국가정보원장에게 신원조사를 요청해야 한다. 
1. 공무원 임용 예정자(국가안전보장에 한정된 국가 기밀을 취급하는 직위에 임용될 예정인 사람으로 한정한다)

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인사 및 성과기록

다른 기록들은 그래도 모두 명확한 편인데, 1호에 따른 인사 및 성과기록은 조금 내용이 모호하다. 이에 관련된 내용은 다음과 같다.

공무원 인사기록·통계 및 인사사무 처리 규정
제8조(인사 및 성과 기록의 정리 및 변경) 
① 소속 장관은 공무원이 신규채용, 승진, 전직, 전보, 강임, 면직, 징계, 휴직, 직위해제, 복직, 국내외 훈련, 국외 출장, 겸임, 파견, 직무대리, 승급, 전출, 전입되었거나 포상(퇴직한 공무원이 재직 중의 공적으로 받은 포상을 포함한다)을 받았을 때에는 지체 없이 그 사실을 그 공무원의 인사 및 성과 기록에 반영하여 기록해야 한다.
③ 공무원은 인사기록 착오ㆍ누락사항 또는 신상 변동사항을 확인ㆍ정정하기 위하여 자신의 인사 및 성과 기록을 수시로 열람할 수 있다. 이 경우 열람의 방법ㆍ절차 및 정정 신청 등에 관한 사항은 기록보관기관의 장이 정한다.

 

크게 인사기록과 성과기록으로 나뉘는데 1항에 내용이 인사기록이며, 흔히 말하는 성과등급, 근무평정 등이 성과기록이다. 어떻게 평정하는지는 후에 다루겠지만 우선 3항에 따라 공무원이 수시로 열람하여 확인할 수 있는 내용은 최종 평가 등급이지 주관평정(지휘관이 개인적으로 준 점수)을 일일히 확인할 수 있는 것은 아니다. 

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인사기록 중 징계기록의 말소

인사기록의 경우 승진 같은 명예로운 것이야 언제든 공개하고 싶겠지만, 직위해제나 징계기록은 누구에게도 보여주고 싶지 않을 것이다. 다만 그 징계의 기록은 평생 가는 것이 아니라 일정기간이 지나면 말소하도록 하고 있다.

강등	정직	감봉	견책	직위해제
9년	7년	5년	3년	해제 후 2년

 

집행 처분이 끝난 날로부터 기산한다. 강등 처분이 끝난 후 9년이 지나면 인사기록에서 말소되나 그 사이에 견책 처분을 받게되면 견책으로 인해 필요한 기간인 '견책 처분 기간 + 말소기간 3년'까지 추가로 지나야 강등, 견책 기록이 함께 말소된다. 각각 독립적으로 기산하지 않는다.

 

직위해제의 경우에도 마찬가지이나, 직위해제를 두번 받은 경우 각각 2년씩을 더한다. 직위해제 1개월 처분을 받아 기다리던 중 직위해제 1개월을 또 처분 받으면, 직위해제 2월 + 해제 후 2년이 아니라, 2건이므로 각각 2년인 총 4년이 지나야 말소된다.

 

기간이 경과하여 말소하게 되면, 인사기록에 받은 처분에 대해서는 삭제하고 그 자리에 말소한 이유와 말소 날짜를 적어 기록으로 남긴다. 즉, 어떤 징계를 받았는지는 기록하지 않지만 말소된 사실은 기록하므로 징계를 받았다는 사실 만큼은 가늠할 수 있게 만든다. 다만, 소청심사위원회나 법원에 무효소송을 진행하여 받아들여진 경우는 애초에 징계 처분 자체가 잘못됐단 이야기이므로 애초에 없던 것처럼 아예 공란으로 비운다.